En ADN Care respetamos tu privacidad y queremos que comprendas qué información recopilamos, para qué la usamos y cómo puedes ejercer control sobre ella.
1. Responsable, normativa y alcance
Esta política se interpreta conforme a la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, su reglamento y demás normativa aplicable en Costa Rica. Aplica al sitio web de ADN Care, a las solicitudes realizadas desde él y al recorrido de privacidad de ADN Care for Business descrito a continuación. Las aplicaciones ADN Academy, ADN Heal y las experiencias empresariales configuradas para organizaciones pueden presentar avisos adicionales cuando el tipo de servicio o los datos tratados así lo requieran. El departamento legal y de privacidad de ADN Care atiende tus consultas en privacy@adncare.com.
2. Información que podemos recopilar
- Datos de contacto y organización que entregas voluntariamente en formularios o correos.
- El contenido de tu solicitud y el servicio en que estás interesado.
- Datos técnicos y de navegación, como dispositivo, navegador, páginas visitadas y campaña de origen, según tus preferencias de cookies.
- En ADN Care for Business: perfil, sede, cursos, reservas, participación, contenido publicado y respuestas de bienestar, según los módulos que utilices y las autorizaciones correspondientes.
- Datos de cuenta, aprendizaje o prestación de servicios cuando uses Academy o Heal. La información clínica se rige además por el aviso y consentimiento del servicio profesional.
3. Para qué utilizamos los datos
Para responder solicitudes, prestar y mejorar los servicios, administrar relaciones con clientes y aliados, mantener la seguridad, medir el desempeño del sitio y —cuando exista consentimiento— personalizar comunicaciones y campañas.
4. Bases, consentimiento y destinatarios
Tratamos los datos conforme al consentimiento informado, la ejecución de una relación contractual, el cumplimiento de obligaciones y otros fundamentos permitidos por la normativa aplicable. Podemos utilizar proveedores tecnológicos especializados para operar el servicio, gestionar solicitudes y realizar mediciones; estos actúan bajo sus propias condiciones y los acuerdos aplicables con ADN Care.
5. Conservación, custodia y eliminación
Esta política establece los criterios de ADN Care para conservar únicamente los datos necesarios. Cerrar una cuenta no autoriza conservar todo su contenido ni equivale a destruir un expediente clínico. Una obligación específica puede exigir conservar determinados documentos; no justifica mantener el resto de la cuenta.
Datos de la app
- Perfil y uso del programa: nombre, contacto, fotografía, sede, preferencias, cursos, certificados, reservas, participación y contenido que publiques. Se conservarán mientras sean necesarios para el servicio solicitado. Al resolver una eliminación procedente deberán suprimirse los datos personales y archivos asociados, salvo las excepciones documentadas de esta política. Puedes pedir una copia antes de cerrar tu cuenta.
- Evaluaciones de bienestar: las respuestas y resultados personales deberán eliminarse cuando termine su finalidad o proceda tu solicitud. No se convierten automáticamente en un expediente clínico por tratar sobre bienestar. Si un profesional los incorpora legítimamente a tu atención, esa copia tendrá el tratamiento del expediente correspondiente.
- Registros de seguridad: se fija un máximo ordinario de doce meses desde cada evento para investigar accesos indebidos y proteger el servicio. No deberán incluir contraseñas ni el contenido de consultas clínicas. Un incidente o requerimiento vigente puede justificar conservar solo la evidencia necesaria durante su atención.
- Constancias de solicitudes y consentimientos: se fija un máximo ordinario de veinticuatro meses desde el cierre de la solicitud o de la relación que justificó el tratamiento. Deberán limitarse a la decisión, fechas, alcance y evidencia necesaria, sin conservar una copia completa del perfil o del expediente. Una obligación específica podrá exigir otro plazo.
- Facturas, obligaciones y reclamaciones: únicamente la documentación exigible, durante el plazo tributario, contractual, judicial o profesional aplicable a cada documento. No se utilizará este motivo para conservar indiscriminadamente información de salud o actividad.
Los plazos de doce y veinticuatro meses son límites internos adoptados por ADN Care, no plazos generales impuestos por ley. No impiden una supresión anterior cuando corresponda. Al terminar una finalidad se debe eliminar la información o anonimizarla de manera irreversible; sustituir el nombre por un código no basta para considerarla anónima.
Expedientes clínicos
En atención psicológica privada, el artículo 22 del Código de Ética y Deontológico exige a la persona profesional conservar el expediente durante al menos diez años después de finalizar la contratación. Cumplido ese mínimo, debe mantener digitalmente el material relevante, como informes, certificaciones, constancias y referencias. Por ello, no corresponde prometer la destrucción íntegra del expediente al cumplir diez años. Puedes consultar la referencia del Colegio de Profesionales en Psicología de Costa Rica.
En medicina, nutrición y otras atenciones, el profesional responsable y el departamento legal deberán identificar la regla aplicable a la disciplina, al documento y al caso. No se trasladará automáticamente el plazo de psicología a esos servicios. Se documentarán el fundamento, el inicio del cómputo y la fecha de revisión o eliminación, respetando las obligaciones especiales que correspondan.
Quién puede acceder
La custodia clínica corresponde al profesional o prestador responsable de la atención. La administración central de ADN Care coordina la seguridad, los permisos y las solicitudes; ser administrador, empleador o directivo no autoriza por sí solo a leer expedientes. El acceso clínico requiere una función asistencial autorizada o un fundamento legal específico, y deberá quedar registrado.
La empresa puede gestionar los datos administrativos necesarios para operar el programa. Los informes de bienestar para empleadores deberán presentar resultados agregados con protección frente a la identificación; no deben revelar respuestas individuales, diagnósticos ni notas clínicas. La información conservada por una obligación no podrá reutilizarse para publicidad ni para decisiones laborales ajenas a su finalidad.
Copias de seguridad
Una copia de seguridad no autoriza reactivar una cuenta eliminada. El procedimiento de recuperación deberá impedir el uso de los datos suprimidos antes de reabrir el servicio. Si una copia no permite borrar registros individualmente, deberá quedar fuera del uso ordinario hasta su vencimiento o destrucción, con acceso restringido exclusivamente a recuperación y seguridad.
En la respuesta a tu solicitud se deberá informar si quedan copias, por qué y cuál es su fecha de vencimiento o el criterio verificable para determinarla. No se confirmará la destrucción total de copias que todavía existan. La constancia mínima necesaria para evitar una recuperación indebida deberá conservarse mientras exista una copia recuperable, sin reproducir el contenido eliminado.
Excepciones y revisión
Cualquier conservación excepcional deberá identificar los datos, su fundamento concreto, la persona responsable, los accesos permitidos y una fecha de revisión. El departamento legal deberá revisarla al menos anualmente y cuando termine la obligación que la justifica. Una reclamación no autoriza conservar información ajena al caso. Finalizada la obligación, procederá la eliminación o anonimización, salvo otra exigencia documentada.
Esta política exige medidas de seguridad acordes con la sensibilidad de los datos. Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. Si una incidencia afecta tus derechos, se deberá evaluar su alcance y comunicarla conforme a la normativa aplicable.
6. Tus derechos
Puedes solicitar acceso, rectificación, actualización, supresión cuando corresponda, información sobre el uso de tus datos y revocar consentimientos. Escríbenos desde una dirección que permita verificar tu identidad a privacy@adncare.com.
Tu cuenta de ADN Care for Business
En la app, abre Mi ADN → Privacidad y cuenta para solicitar acceso, corrección, una copia de tus datos o la eliminación de tu cuenta. Para iniciar la solicitud desde la app no necesitas enviar un correo adicional.
La solicitud de eliminación corresponde a ADN Care for Business y no elimina tus cuentas en otros productos ADN Care. Incluye los datos personales y el contenido asociado a esa cuenta que no deban conservarse por una obligación aplicable. Los expedientes clínicos se gestionan por separado; no se consideran eliminados por el solo envío de esta solicitud.
Resolveremos tu solicitud gratuitamente dentro de cinco días hábiles desde su recepción, conforme al artículo 7 de la Ley N.º 8968. Puedes consultar su estado y la fecha de respuesta en la app. Enviarla no elimina los datos de inmediato: recibirás una confirmación cuando el proceso termine. Si corresponde conservar información, se te informará qué información es, por qué debe conservarse y el plazo o criterio aplicable. La respuesta deberá distinguir lo eliminado, lo pendiente y lo conservado; el acuse de recibo no sustituye la resolución.
Si no puedes entrar a la app, puedes ejercer los mismos derechos mediante privacy@adncare.com, con una verificación de identidad proporcional a la solicitud. También puedes acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB). Esta política no limita tus derechos legales ni sustituye el consentimiento específico que requiera la atención profesional.
7. Cookies y cambios
Puedes aceptar, rechazar o cambiar cookies opcionales en cualquier momento. Consulta la Política de cookies. Publicaremos aquí los cambios relevantes e indicaremos la fecha de actualización.